Gửi thư mời nhận việc (Offer) cho ứng viên
Ứng viên đã qua các vòng và bạn muốn mời họ nhận việc. Tick Up giúp bạn soạn thư mời chuyên nghiệp, gửi cho ứng viên và theo dõi phản hồi — tất cả ngay trong hồ sơ ứng viên.
Hai cách gửi thư mời
Khi ứng viên ở giai đoạn Offer, bạn sẽ thấy nút khai báo thư mời trên hồ sơ. Bấm vào, Tick Up hỏi bạn muốn gửi theo cách nào:
- Gửi qua Tick Up: hệ thống tự gửi email cho ứng viên, theo dõi việc mở thư và tự nhắc trước hạn. Cách này cần kết nối email công ty (Google Workspace hoặc Microsoft 365) để ứng viên trả lời thẳng vào hộp thư của bạn.
- Gửi từ kênh ngoài: bạn đã gửi qua Zalo, email cá nhân hoặc trao đổi trực tiếp, và chỉ muốn ghi nhận lại trong Tick Up để theo dõi. Cách này không cần kết nối email.
Soạn thư mời
Hộp thoại soạn thư mời chia thành các bước rõ ràng để bạn điền đủ thông tin:
- Thiết lập gửi: kênh gửi, ngôn ngữ thư mời (Tiếng Việt, English hoặc song ngữ), ngày gửi và hạn phản hồi.
- Chi tiết công việc: vị trí, phòng ban, mô tả công việc (tự điền từ JD của tin, có thể sửa), cấp bậc, hình thức và địa điểm làm việc.
- Thời gian thử việc & chính sách lương: ngày bắt đầu, thời gian thử việc, lương thử việc và lương chính thức. Nếu chưa chốt lương, tick "Thương lượng sau thử việc".
- Template & Xem trước: chọn mẫu thư mời có sẵn để điền nhanh rồi chỉnh lại tùy ý. Bạn xem trước đúng như bản ứng viên nhận.
- Người ký & Note nội bộ: tên và chức vụ người đại diện ký, cùng ghi chú riêng chỉ HR thấy.
Bạn có thể chèn biến (tên ứng viên, mức lương…) vào nội dung email — click vào biến sẽ thay bằng giá trị thật.
Đính kèm hợp đồng, thư ký sẵn
Ở bước soạn thư, bạn có thể đính kèm file (PDF hoặc Word) như hợp đồng lao động hay thư mời đã ký sẵn để gửi kèm cho ứng viên. Mỗi thư mời cho đính kèm vài tệp, mỗi tệp giới hạn dung lượng theo thông báo ngay trên màn hình.
Về khối chữ ký
Tick Up luôn tự thêm một khối chữ ký chuẩn (tên + chức vụ người ký + tên công ty) ở cuối email. Nếu bạn tự gõ thêm dòng tên vào cuối nội dung, ứng viên sẽ thấy hai chữ ký. Khi đó hệ thống hiện cảnh báo — hãy xóa dòng tên bạn gõ, chỉ giữ lại câu chào (ví dụ "Trân trọng,").
Trước khi bấm gửi
Tick Up nhắc lại một lần: sau khi gửi, nội dung thư mời và tệp đính kèm sẽ bị khóa, không sửa được nữa. Hãy kiểm tra kỹ rồi mới xác nhận. Sau khi gửi, bạn chỉ còn chỉnh được Ghi chú nội bộ và Hạn phản hồi. Muốn đổi lương, chức danh hay ngày bắt đầu thì phải thu hồi bản này và soạn bản mới.