Theo dõi và xử lý phản hồi thư mời
Sau khi gửi thư mời, việc còn lại là theo dõi ứng viên phản hồi và cập nhật kết quả. Tick Up tách riêng hai việc: ghi nhận kết quả offer và đổi trạng thái ứng viên. Bạn chủ động quyết định việc thứ hai, hệ thống không tự làm thay.
Các trạng thái của thư mời
- Chờ phản hồi: đã gửi, chưa có kết quả.
- Đã chấp nhận: ứng viên đồng ý nhận việc.
- Đã từ chối: ứng viên không nhận.
- Đã hủy: bạn hủy thư mời (ví dụ đổi quyết định tuyển).
Trạng thái hiển thị ngay trên thẻ thư mời trong hồ sơ ứng viên.
Ghi nhận ứng viên chấp nhận hoặc từ chối
Trên thẻ thư mời, bấm "Đã chấp nhận" hoặc "Đã từ chối". Với thư mời gửi ngoài, bạn dùng "Cập nhật kết quả offer" để chọn kết quả, ngày phản hồi và lý do.
Khi ghi nhận, hãy nhập đúng ngày ứng viên thực sự phản hồi (có thể chọn ngày trong quá khứ nếu bạn chốt offline trước rồi mới nhập lại). Ngày này dùng để tính chỉ số thời gian tuyển trong Báo cáo.
Bước hỏi "Chuyển trạng thái ứng viên?"
Đây là điểm mới quan trọng. Trước kia, đánh dấu offer được chấp nhận là ứng viên tự động sang "Đã tuyển". Giờ Tick Up hỏi bạn trước:
- Ghi nhận chấp nhận → hỏi "Chuyển ứng viên sang Trạng thái Đã tuyển?"
- Ghi nhận từ chối hoặc hủy offer → hỏi "Chuyển ứng viên sang Trạng thái Đã loại?"
Trong hộp thoại, bạn có hai lựa chọn:
- Xác nhận: cập nhật cả trạng thái ứng viên theo gợi ý.
- Giữ trạng thái: chỉ cập nhật thư mời, giữ nguyên trạng thái ứng viên.
Hủy thư mời đã gửi
Cần rút lại lời mời? Bấm "Huỷ offer" trên thẻ thư mời, chọn lý do (quyết định kinh doanh, ứng viên không còn phù hợp, hoặc khác). Bạn có thể tick gửi email thông báo hủy cho ứng viên. Hủy được cả thư mời đang chờ lẫn thư mời ứng viên đã chấp nhận — sau đó hệ thống vẫn hỏi có muốn chuyển ứng viên sang "Đã loại" hay không.
Nhắc "chốt trạng thái"
Nếu thư mời đã có kết quả nhưng trạng thái ứng viên chưa khớp (ví dụ offer đã chấp nhận mà ứng viên vẫn đang xét tuyển), thẻ thư mời hiện dải nhắc màu vàng kèm nút "Chốt trạng thái". Bấm để mở lại hộp thoại chuyển trạng thái bất cứ lúc nào, nên bạn không bị kẹt nếu lỡ chọn "Giữ trạng thái" lúc trước.
Vài ràng buộc để tránh nhầm
- Khi thư mời đang chờ phản hồi, bạn chưa kéo được thẻ ứng viên sang giai đoạn khác trên Kanban. Hãy cập nhật kết quả offer trước.
- Job còn thư mời chưa hoàn tất thì chưa đóng được. Xử lý xong offer rồi mới đóng job.