Báo cáo tuyển dụng — hướng dẫn đầy đủ từ A đến Z
Mục Báo cáo trả lời 3 câu hỏi: tuyển dụng đang ra kết quả gì, hồ sơ đang kẹt ở đâu, và nguồn nào đáng đầu tư. Bài này hướng dẫn cách dùng từng phần và — quan trọng hơn — cách đọc đúng từng con số.
Bước 1 — Chọn kỳ báo cáo và bộ lọc
- Khoảng thời gian: chọn kỳ muốn xem (30 ngày, quý, hoặc tùy chỉnh). Mọi con số trong trang đều tính trong kỳ này và tự so sánh với kỳ liền trước có cùng độ dài.
- Vị trí / Phòng ban: lọc để xem riêng một tin tuyển dụng hoặc một phòng ban. Khi xuất file, bộ lọc này đi theo file — trang bìa PDF ghi rõ "Phạm vi" để người nhận biết số liệu thuộc lát cắt nào.
- 3 chế độ xem (góc trên bên phải): Tổng quan gom các biểu đồ then chốt trong một màn nhìn nhanh; Chi tiết trải đầy đủ từng chương; Theo dõi Offer là tab riêng cho khâu gửi offer (xem cuối bài). Cả ba dùng chung bộ lọc ở trên.
Bước 2 — Đọc Tóm tắt điều hành
Khối đầu trang tự viết ra một câu kết luận cho kỳ này (ví dụ: "Kỳ này: tuyển 8 (+60%), nhưng tỷ lệ chấp nhận offer chỉ 50%") kèm gợi ý hành động cho rủi ro lớn nhất. Bên dưới là các tín hiệu nổi bật khác — mỗi tín hiệu có chấm màu: xanh lá = tin tốt, vàng = cần để ý, đỏ = cần xử lý.
Bước 3 — Hiểu đúng các chỉ số chính (KPI)
- Tổng tuyển dụng — số người nhận việc trong kỳ (tính theo ngày tuyển, nên có thể gồm người ứng tuyển từ kỳ trước nhưng kỳ này mới chốt).
- Tỷ lệ chấp nhận offer — số offer được nhận chia cho tổng số offer đã có kết quả (nhận + từ chối). Offer đang chờ trả lời chưa tính.
- Tỷ lệ tuyển — số người nhận việc trong kỳ chia cho số hồ sơ vào quy trình trong kỳ. Ví dụ 5% nghĩa là cần khoảng 20 hồ sơ để ra 1 người nhận việc — con số nền cho kế hoạch nguồn.
- Ứng viên đang xử lý — số người vào quy trình trong kỳ và chưa kết thúc (chưa tuyển, chưa từ chối).
- Thời gian tuyển dụng TB — trung bình số ngày từ lúc ứng viên vào quy trình (ứng tuyển hoặc được HR thêm vào) đến lúc nhận việc.
- Thời gian lấp đầy TB — trung bình số ngày từ lúc mở tin đến lúc tuyển được người cho tin đó.
- Chi phí / tuyển — tổng chi phí của các tin đã tuyển được, chia cho số người tuyển trong kỳ. Chỉ hiện khi có tin nhập chi phí; tin chưa nhập thì không tính (tránh hiểu nhầm "chi phí = 0").
Mẹo đọc số: chip màu cạnh mỗi KPI là thay đổi so với kỳ trước. Với thời gian tuyển, giảm là tốt (chip xanh khi số ngày giảm).
Bước 4 — Phễu chuyển đổi: hồ sơ kẹt ở đâu?
Phễu đếm số ứng viên đã từng đạt tới mỗi bước — một ứng viên đi tới Phỏng vấn được tính ở cả Sàng lọc lẫn Phỏng vấn. Vì vậy tổng các bậc lớn hơn tổng số ứng viên là bình thường, đó không phải lỗi.
- Mỗi thanh hiện tỷ lệ kèm mẫu số (ví dụ "16/30 · 53,3%") — 100% của 1/1 khác hẳn 100% của 30/30, hãy luôn nhìn mẫu số.
- Bước nào dưới 30% được đánh dấu cảnh báo — đó là điểm nghẽn cần rà soát (tiêu chí lọc quá chặt? thiếu người xử lý?).
- Lưu ý: Tìm nguồn và Đã ứng tuyển là hai đường vào quy trình (HR chủ động thêm vs ứng viên tự nộp) — đừng đọc bước chuyển giữa chúng như một vòng sàng lọc.
- Cạnh phễu là bảng "Theo từng bước": tỷ lệ chuyển đổi của từng bước xếp dọc, và dòng Tổng nổi bật cho biết bao nhiêu % hồ sơ vào phễu đi được tới bước cuối.
- Thời gian xử lý từng chặng (ngay dưới phễu): hồ sơ nằm trung bình bao nhiêu ngày ở mỗi bước trước khi được chuyển tiếp — bước nào phình to là nơi thiếu người xử lý. Mũi tên ▲▼ so với kỳ trước; với thời gian, giảm là tốt.
- Trạng thái hồ sơ (realtime): ảnh chụp hiện tại của toàn bộ hồ sơ — đang chờ ở bước nào, đã tuyển, không tiếp tục. Khối này cố tình không đổi theo kỳ lọc.
Bước 5 — Nguồn ứng viên: kênh nào đáng tiền?
Bảng nguồn xếp theo tỷ lệ tuyển thành công, kèm số tuyệt đối (số tuyển / số hồ sơ). "Tải lên thủ công" không phải là một nguồn — đó là cách hồ sơ vào hệ thống; CV tải tay có thể đến từ LinkedIn, giới thiệu, sự kiện... Khi thêm ứng viên, hãy chọn nguồn thật để báo cáo này chính xác hơn — hệ thống sẽ nhắc khi số hồ sơ chưa rõ nguồn quá nhiều.
Bước 6 — Các phần còn lại
- Danh sách đã tuyển: ai được tuyển, vị trí nào, nguồn nào, mất bao nhiêu ngày — dùng làm biên bản kết quả kỳ.
- Xu hướng ứng tuyển: đơn vào và tuyển thành công theo tuần. Nếu tuần cuối chưa đủ 7 ngày, biểu đồ sẽ ghi chú — đừng vội kết luận "tuần này sụt".
- Vị trí có nhiều hồ sơ nhất: xếp theo số đơn — nhiều đơn không đồng nghĩa hiệu quả; đối chiếu thêm cột đã tuyển, thanh lấp đầy và cột TG tuyển (trung bình bao nhiêu ngày để chốt một người cho vị trí đó).
- Hiệu suất tuyển dụng viên: mỗi người phụ trách bao nhiêu hồ sơ, chốt được bao nhiêu, trung bình bao nhiêu ngày. Ba người có tỷ lệ tuyển tốt nhất được gắn hạng #1–#3 — chỉ tính người có từ 5 hồ sơ trở lên để tránh nhiễu mẫu nhỏ.
- So sánh 6 kỳ: Đã tuyển / Hồ sơ vào / Tỷ lệ tuyển trên đơn / Tỷ lệ chấp nhận offer qua 6 kỳ gần nhất — nhìn xu hướng thay vì kết luận từ một kỳ đơn lẻ.
- Tình hình tin tuyển dụng: tin mở mới vs đóng, trạng thái theo phòng ban, loại hình và hình thức làm việc — kèm cơ cấu người đã tuyển theo loại hợp đồng.
- Nhân khẩu học: phân bố ứng viên theo giới tính và khu vực — bức tranh nhanh về độ đa dạng của nguồn.
- Phân tích matching (AI): mức độ phù hợp giữa ứng viên và tin tuyển dụng do AI chấm — chỉ có dữ liệu ở những tin đã chạy matching.
- Lý do từ chối offer: các lý do hàng đầu khiến ứng viên từ chối, kèm tỷ lệ — dùng để rà soát khâu lương/phúc lợi hoặc kỳ vọng.
Tab "Theo dõi Offer"
Tab riêng cho khâu cuối cùng — gửi và chốt offer. Mở từ nút Theo dõi Offer ở góc trên, dùng chung bộ lọc kỳ/vị trí với trang chính.
- Tỷ lệ ra Offer — số ứng viên được gửi offer trong kỳ chia cho số hồ sơ đã qua bước Tìm nguồn cùng kỳ. Lưu ý: nếu HR gửi offer ngoài Tick Up mà không ghi nhận lại, số này sẽ thấp hơn thực tế.
- Tỷ lệ chấp nhận Offer — offer được nhận chia cho offer đã có kết quả (nhận + từ chối + thu hồi); offer đang chờ phản hồi chưa tính. Đây là cùng định nghĩa với KPI "Tỷ lệ chấp nhận Offer" ở trang chính.
- Danh sách Offer: từng offer trong kỳ — ai, vị trí nào, trạng thái (đã gửi / đã nhận / từ chối / thu hồi) — để rà từng trường hợp.
Bước 7 — Xuất báo cáo: chọn Excel hay PDF?
- PDF — bản trình bày để gửi sếp/khách: có trang bìa (phạm vi + kỳ so sánh), tóm tắt điều hành, biểu đồ và bảng. Nếu một phần dữ liệu tải lỗi, hệ thống không xuất file thiếu — bạn bấm Thử lại.
- Excel — bản dữ liệu để tự phân tích: 7 sheet gồm tổng quan, phễu, nguồn, người phụ trách, vị trí, và 2 sheet dữ liệu thô (từng đơn ứng tuyển, từng lần chuyển giai đoạn) để bạn pivot tùy ý.
Câu hỏi thường gặp
- Vì sao số hôm nay khác file tôi xuất hôm qua? File xuất là ảnh chụp tại thời điểm bấm nút. Quyết định mới (ví dụ một ứng viên vừa từ chối offer) làm số trên màn hình thay đổi sau đó — cả hai đều đúng tại thời điểm của mình.
- Vì sao tổng các bậc phễu lớn hơn số ứng viên? Vì phễu đếm "đã từng đạt tới" — xem Bước 4.
- Thời gian tuyển hiện "—"? Kỳ này chưa có ai nhận việc, nên chưa có gì để tính trung bình.
- Vì sao "Trạng thái hồ sơ (realtime)" không đổi khi tôi đổi kỳ? Vì nó là ảnh chụp hiện tại của toàn bộ pipeline — các khối khác tính theo kỳ, riêng khối này thì không.
- "Tỷ lệ ra Offer" và "Tỷ lệ chấp nhận Offer" khác gì nhau? "Ra Offer" đo bao nhiêu hồ sơ được gửi offer (khâu trước); "Chấp nhận" đo bao nhiêu offer đã gửi được ứng viên đồng ý (khâu sau). Một bên là tốc độ ra quyết định, một bên là sức cạnh tranh của lời mời.
Nhịp dùng gợi ý: HR xem hằng tuần (điểm nghẽn + tín hiệu hành động); founder/CEO xem hằng tháng (KPI + xu hướng + nguồn) và dùng bản PDF cho cuộc họp.